Allgemeine Geschäfts­bedingungen (AGB) der aifinity GmbH für die Nutzung von NiceCheckIn

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) regeln die vertraglichen Beziehungen zwischen der aifinity GmbH, Eduard-Rüber-Straße 7, 83022 Rosenheim, Deutschland (nachfolgend „Anbieter“) und ihren gewerblichen Kunden (nachfolgend „Kunde“) hinsichtlich der Nutzung der Zutrittskontrolllösung „NiceCheckIn“. Die AGB gelten ausschließlich für Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.

2. Leistungsbeschreibung des NiceCheckIn-Systems

2.1Der Anbieter stellt mit „NiceCheckIn“ eine cloudbasierte Validierungslösung zur Verfügung, die es dem Kunden ermöglicht, Tickets und Mitgliedschaften von Drittanbietern automatisiert zu validieren und personalfreie Zutrittsprozesse in Freizeiteinrichtungen zu realisieren. Die cloudbasierte Validierungslösung besteht aus Terminals und der NiceCheckIn-Software (nachfolgend: „NiceCheckIn-System“).

2.2Das NiceCheckIn-System validiert Tickets und Mitgliedschaften von Drittanbietern (aktuell: ROLLER, geplant sind weitere, voraussichtlich Wellpass, Urban Sports Club) an den durch den Anbieter bereitgestellten und konfigurierten Terminals (Tablet-Computer verschiedener Bildschirmgrößen). Der Kunde konfiguriert, welche Produkte/Mitgliedschaften an welchen Terminals Zugang erhalten. Bei erfolgreicher Validierung wird das Ticket/die Mitgliedschaft beim Drittanbieter entwertet.

2.3Die NiceCheckIn-Software erfordert ein kostenpflichtiges Abonnement. Dies gilt unabhängig davon, ob die Terminals gemietet oder gekauft wurden. Ohne gültiges Abonnement ist keine Systemnutzung möglich. Das Abonnement umfasst die Cloud-Plattform, Updates, Support und die Validierungsleistungen.

2.4Die Kommunikation mit Drittanbietern erfolgt über deren APIs. Der Kunde muss die erforderlichen API-Schlüssel der jeweiligen Drittanbieter bereitstellen und deren Nutzungsbedingungen einhalten. Eine serverseitige Protokollierung der Validierungsvorgänge erfolgt zu technischen und abrechnungsrelevanten Zwecken. Eine dauerhafte Speicherung personenbezogener Daten findet hierbei nicht statt.

2.5Der Leistungsinhalt ergibt sich aus dem Vertrag, in der Regel aus einem vom Kunden unterschriebenen Angebot des Anbieters. Die Beauftragung von Zusatzleistungen, insbesondere der Installation von Hardware, erfolgt gesondert. Nicht Gegenstand der Leistung sind die Drittanbieter-APIs. Die Unterstützung von Drittanbietern steht im Ermessen des Anbieters.

3. Vergütung

3.1Die Vergütung ergibt sich aus dem Vertrag. Sofern nicht anders angegeben, verstehen sich die Preise als Nettopreise zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

3.2Sofern nichts anderes vereinbart ist, erfolgt die Abrechnung bei Abonnements monatlich über den Zahlungsdienstleister Stripe Inc. Die Anzahl der eingelösten Tickets wird automatisch über das Stripe-System erfasst und bildet die Abrechnungsgrundlage. Der Kunde erklärt sich mit der Datenübertragung an Stripe zu Abrechnungszwecken einverstanden. Bei technischen Problemen mit der automatischen Erfassung behält sich der Anbieter eine manuelle Nachberechnung vor.

3.3Eventuelle Kosten für API-Nutzung bei Drittanbietern trägt der Kunde. Der Anbieter informiert über bekannte Kostenstrukturen, haftet aber nicht für die Richtigkeit und bei Änderungen.

3.4Bei Zahlungsverzug wird der Zugang zum System nach einer Mahnung mit 7-tägiger Frist automatisch gesperrt. Die Wiederfreischaltung erfolgt nur gegen Zahlung aller offenen Beträge zuzüglich einer Bearbeitungsgebühr von 25,00 EUR netto zzgl. jeweils geltender gesetzlicher Umsatzsteuer.

4. Terminals

4.1Die Nutzung des NiceCheckIn-Systems ist nur mit Hardware des Anbieters möglich. Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Nutzung eigener oder fremder Hardware im Zusammenhang mit dem NiceCheckIn-System ausgeschlossen ist.

4.2Die Regelungen für die Miet-Terminals oder die Kauf-Terminals finden sich in den nachfolgenden Ziffern.

4.3Miet-Terminal: Werden die Terminals gemietet, wird eine monatliche Miete gemäß Vertrag fällig. Bei Vertragsende sind die Geräte in ordnungsgemäßem Zustand zurückzugeben. Bei Beschädigung durch unsachgemäße Nutzung oder verbotene Manipulation trägt der Kunde die Reparatur-/Ersatzkosten.

4.4Kauf-Terminal: Nach vollständiger Bezahlung geht das Eigentum an den Kunden über. Bis zur vollständigen Bezahlung bleibt das Terminal im Eigentum des Anbieters. Das Kauf-Terminal verbleibt nach Vertragsende beim Kunden.

4.5Zweckbindung: Die Terminals sind ausschließlich für das NiceCheckIn-System konfiguriert und dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden. Installation fremder Software oder Manipulation der Konfiguration ist untersagt. Im Fall von Kauf-Terminals ist nach Ablauf des Vertrags eine anderweitige Nutzung möglich.

4.6Remote Management: Der Anbieter richtet für alle Terminals eine Remote-Verwaltung ein (auch Kauf-Terminals für die Dauer des Vertrags) für Betrieb, Updates und Support. Der Kunde darf keine technischen Änderungen vornehmen.

4.7Device Management: Für das Remote-Management der Terminals nutzt der Anbieter das System „nDevor“ der Newland Europe B.V. Das System ermöglicht Updates, Konfiguration, Monitoring und Support der Terminals. Der Anbieter ist berechtigt, ein anderes System einzusetzen.

5. Verfügbarkeit und Support

5.1Der Anbieter erbringt Support telefonisch unter +49 8031 7968853 und per E-Mail an support@nicecheckin.com. Die Supportzeiten sind Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Bayern (Werktage). Der Anbieter reagiert auf Support-Anfragen spätestens bis 16:00 Uhr MEZ des folgenden Werktags.

5.2Software-Updates und Änderungen: Der Anbieter führt regelmäßig Updates zur Verbesserung, Sicherheit und Funktionserweiterung durch, wobei der Leistungsgegenstand gemäß Ziff. 2 immer sichergestellt wird. Kleinere Updates und Bugfixes erfolgen automatisch ohne Voranmeldung. Bei wesentlichen Änderungen der Benutzeroberfläche oder Funktionsweise wird der Kunde informiert. Eine Zustimmung des Kunden zu Updates ist nicht erforderlich.

5.3Verfügbarkeit: Der Anbieter strebt eine Systemverfügbarkeit von 99% pro Kalendermonat an (entspricht maximal 7,2 Stunden Ausfallzeit). Ausnahmen hiervon sind:

• geplante Wartungsarbeiten zwischen 22:00 und 06:00 Uhr MEZ (mit 48h Vorankündigung)
• höhere Gewalt, Internetstörungen beim Kunden oder Stromausfälle
• Störungen bei AWS, Stripe, Newland oder anderen Drittanbietern
• Fehlkonfiguration oder unsachgemäße Nutzung durch den Kunden

5.4Meldeverpflichtung: Störungen müssen vom Kunden unverzüglich an support@nicecheckin.com gemeldet werden.

5.5Kompensation: Bei nachgewiesener Unterschreitung wird die monatliche Grundgebühr um 5% pro angefangene 2 Stunden zusätzlicher Ausfallzeit reduziert, maximal jedoch um 20% der Monatsgebühr. Voraussetzung ist, dass die Störung länger als 30 Minuten gedauert hat und vom Kunden spätestens innerhalb von 48 Stunden gemeldet wurde.

5.6Geplante Wartungsarbeiten werden mindestens 48 Stunden vorher per E-Mail angekündigt und finden grundsätzlich zwischen 22:00 und 06:00 Uhr statt. Notfallwartungen können jederzeit ohne Vorankündigung durchgeführt werden.

5.7Vor-Ort-Service: Support erfolgt grundsätzlich remote. Vor-Ort-Einsätze werden nur gegen gesonderte Vergütung gemäß Preisliste durchgeführt. Anfahrtskosten trägt der Kunde.

6. Beistellpflichten und Mitwirkungspflichten des Kunden

6.1Der Kunde stellt auf eigene Kosten die Infrastruktur bereit, insbesondere Internetzugang mit mindestens 25 Mbit/s, Stromversorgung und ein stabiles WLAN-Netz mit mindestens 25 Mbit/s. Das NiceCheckIn-System funktioniert ausschließlich online. Eine Nutzung ohne Internetverbindung ist technisch nicht möglich. Der Einsatz von Fallback-Lösungen für den Fall des Ausfalls des Internetzugangs (z. B. 5G-Router) wird empfohlen.

6.2WLAN-Konfiguration: Die Terminals verbinden sich über das lokale WLAN des Kunden mit der Cloud. Der Kunde teilt die WLAN-Zugangsdaten (Netzwerkname und Passwort) dem Anbieter mit, da diese zentral im Management-System verwaltet werden. Bei Änderungen der WLAN-Zugangsdaten ist der Kunde verpflichtet, diese unverzüglich an support@nicecheckin.com zu melden.

6.3Netzwerk-Zugriff: Der Kunde gewährleistet, dass die Terminals ungehinderten Zugriff auf die erforderlichen Cloud-Endpunkte haben und dass diese nicht durch Firewalls, Proxy-Server oder andere Netzwerkrestriktionen blockiert werden.

6.4Der Kunde muss die erforderlichen gültigen API-Schlüssel der jeweiligen Drittanbieter bereitstellen und deren Nutzungsbedingungen einhalten. Ohne gültige API-Schlüssel ist keine Validierung möglich. Der Anbieter haftet nicht für Verstöße gegen Drittanbieter-Bedingungen. Der Kunde stellt den Anbieter von jeglichen Ansprüchen der Drittanbieter oder sonstiger Dritter frei, die aufgrund einer Verletzung dieser Ziffer entstehen.

6.5Der Kunde ist verpflichtet, Änderungen seiner Anschrift und seiner E-Mail-Adresse unverzüglich an den Anbieter zu melden.

7. Nutzungsrechte am NiceCheckIn-System

Alle Rechte an dem NiceCheckIn-System, insbesondere der Software, dem System und der Dokumentation und allen damit verbundenen geistigen Eigentumsrechten verbleiben ausschließlich beim Anbieter. Der Kunde erhält lediglich ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Dauer der Vertragslaufzeit. Jede darüber hinausgehende Nutzung, Vervielfältigung oder Weitergabe ist untersagt. Insbesondere ist es untersagt, das System oder die Software zurückzuentwickeln, zu untersuchen oder zu dekompilieren (Verbot des Reverse-Engineering).

8. Kommunikation

Alle vertraglichen Mitteilungen, Kündigungen und wichtigen Benachrichtigungen erfolgen ausschließlich per E-Mail an die bei Vertragsschluss angegebene E-Mail-Adresse des Kunden.

9. Datenschutz und Sicherheit

9.1Es werden ausschließlich Ticket-IDs verarbeitet. Eine Herstellung des Personenbezugs über die Ticket-ID ist dem Anbieter nicht möglich.

9.2Der Kunde ist für die datenschutzkonforme Einbindung des Systems in seine Infrastruktur verantwortlich und gilt als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

9.3Auf Wunsch kann ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) mit dem Anbieter geschlossen werden.

9.4Die Übertragung der Daten erfolgt über verschlüsselte Verbindungen. Weitere technische und organisatorische Maßnahmen werden dem Kunden auf Anfrage bereitgestellt.

9.5Datenexport: Ein Datenexport ist auf Wunsch des Kunden nur innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende möglich.

10. Vertragslaufzeit

10.1Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Er kann mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Monats gekündigt werden.

10.2Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein außerordentlicher Kündigungsgrund liegt insbesondere vor, wenn

• der Kunde sich im Zahlungsverzug befindet; bei Abonnements muss der Kunde mit mehr als zwei Monaten Zahlungen in Verzug sein;
• der Kunde gegen Pflichten aus diesen AGB verstößt;
• über das Vermögen des Kunden ein Insolvenzverfahren eröffnet wird oder
• sich die Vermögensverhältnisse des Kunden wesentlich verschlechtern. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sich die Vermögensverhältnisse so verschlechtern, dass die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtung objektiv gefährdet wird und die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses unzumutbar wird.

10.3Die Kündigung bedarf mindestens der Textform (§ 126b BGB).

11. Gewährleistung

Der Anbieter übernimmt für die von ihm gelieferten oder mietweise überlassenen Terminals die Gewährleistung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, soweit nachfolgend keine Einschränkungen vereinbart sind. Die Gewährleistungsfrist für die Terminals beträgt abweichend von den gesetzlichen Vorschriften 12 Monate ab dem Zeitpunkt der Ablieferung. Diese Verkürzung der Gewährleistungsfrist gilt nicht für Schadensersatzansprüche, die auf einer Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit beruhen, sowie für Ansprüche, die auf einer grob fahrlässigen oder vorsätzlichen Pflichtverletzung des Anbieters oder seiner Erfüllungsgehilfen basieren. Die Verkürzung der Gewährleistungsfrist gilt nicht im Fall von Arglist oder der Übernahme einer Garantie. Für die Nutzung der NiceCheckIn-Software gelten die gesetzlichen Gewährleistungsfristen ohne Einschränkungen.

12. Haftung

12.1Der Anbieter haftet unbeschränkt nur bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit und bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

12.2Bei der fahrlässigen Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, die die Durchführung dieses Vertrages überhaupt erst ermöglichen und auf die der Kunde regelmäßig vertrauen darf) ist die Haftung des Anbieters auf den typischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt und beträgt maximal die Summe der in den letzten 12 Monaten gezahlten Entgelte, höchstens jedoch 10.000 EUR.

12.3Jede weitergehende Haftung ist ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für:

• mittelbare Schäden und Folgeschäden
• entgangenen Gewinn und Umsatz
• Datenverlust (soweit nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhend)
• Schäden durch Dritte, Internetausfälle oder Stromausfälle beim Kunden
• Schäden durch fehlerhafte Konfiguration oder unsachgemäße Nutzung durch den Kunden.

12.4Schadensersatzansprüche verjähren in 12 Monaten ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn, soweit nicht gesetzlich eine kürzere Frist gilt. Dies gilt nicht für Ansprüche wegen Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie für Ansprüche, die auf einer grob fahrlässigen oder vorsätzlichen Pflichtverletzung des Anbieters beruhen.

12.5Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch für die Haftung der Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

13. Höhere Gewalt (Force Majeure)

13.1Die Parteien sind von der Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten befreit, soweit und solange die Erfüllung durch Ereignisse höherer Gewalt unmöglich wird oder unzumutbar erschwert ist.

13.2Als höhere Gewalt gelten außergewöhnliche, von den Parteien nicht vorhersehbare und nicht verschuldete Ereignisse, die auch durch zumutbare Maßnahmen nicht abgewendet werden können, insbesondere Naturkatastrophen (Erdbeben, Überschwemmungen, Sturm, Brand), Krieg, Terroranschläge, Aufruhr, Streik, Aussperrung; Epidemien, Pandemien und ggf. damit verbundene behördliche Anordnungen; Cyberangriffe auf kritische Infrastruktur; Ausfall von Energie- oder Telekommunikationsnetzen; behördliche Anordnungen und der Ausfall wichtiger Zulieferer aufgrund höherer Gewalt.

13.3Bei einer Dauer von mehr als 90 Tagen ist jede Partei berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen. Bereits erbrachte Leistungen sind entsprechend abzurechnen.

14. Schlussbestimmungen

14.1Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen mindestens der Textform (§ 126b BGB). Dies gilt auch für die Änderung des Formerfordernisses.

14.2Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

14.3Gerichtsstand ist Rosenheim, sofern der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

14.4Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die unwirksame oder undurchführbare Bestimmung ist durch eine wirksame Regelung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

Stand: 08.10.2026

Als PDF: AGB (Deutsch) · Terms and Conditions (English). Frühere Fassung: AGB vom 30.10.2025.